第35回日本エイズ学会学術集会・総会

座長・演者へのご案内
Information for Session Chairs and Speakers

*English version follows the below.

【講演規定】

発表者は日本エイズ学会の正会員に限ります。
未入会の方は、下記、日本エイズ学会にて入会手続きをお取りください。

日本エイズ学会事務局
〒112-0002 東京都文京区小石川4-13-18 株式会社微生物科学機構内
TEL:03-6231-4030 FAX:03-6231-4035
E-mail:biseibutsu-com@umin.ac.jp URL:https://jaids.jp/

【利益相反(COI)開示】

本学会では、利益相反規定に基づき、学術集会における発表に際してCOIの自己申告が義務付けられています。口演発表では発表スライド冒頭に、ポスター発表ではポスター冒頭に発表者の利益相反の自己申告をお願いいたします。

開示例

【日本エイズ学会学術集会および学会誌の症例報告等における患者情報保護に関する指針遵守のお願い】

平成17年4月に施行された個人情報保護法を受けて、症例報告などで患者個人を特定できないようにする義務が課せられたことに伴い、本会として以下の指針を作成しました。

  1. 患者個人の特定が可能な氏名、入院番号、イニシャル、雅号は記載しない。年齢と性別は記載する。
  2. 患者の現住所は記載しない。ただし、疾患の発生場所が病態等に関与する場合は、区域までに限定して記載することを可とする(神奈川県、横浜市など)。
  3. 日付は、○年○月までとし、日は記載しない。
  4. すでに診断・治療を受けている場合、病院名やその所在地は記載しない。
  5. 顔面写真を提示する際は、目を隠す。眼疾患の場合は、顔全体が分からないよう眼球部のみの拡大写真とする。
  6. 生検、剖検、画像情報のなかに含まれる番号などで、患者個人を特定できるものは削除する。
  7. 遺伝性疾患やヒトゲノム・遺伝子解析を伴う症例報告では、「ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関する倫理指針」(文部科学省、厚生労働省および経済産業省)(平成13年3月29日【平成16年12月28日全部改正】)による規定を遵守する。

【座長へのご案内】

(シンポジウムなど)ワークショップ以外の座長の方へ:
各セッションの進行は、座長の方にお任せします。詳細につきましては、必要に応じて各セッションのオーガナイザーおよび演者とご相談ください。

ワークショップ座長の方へ:
一般演題から選抜したワークショップの発表時間は10分(質疑応答除く)となります。セッションにおいては、限られた時間内にて発表が円滑に進行するようご配慮ください。

<現地会場でご登壇の場合>

  • 座長の方は、あらかじめ座長受付(B1F アメジスト)にて受付を済ませ、ご担当セッションの開始10分前までに発表会場内の次座長席(会場前方向かって右側最前席)にご着席ください。

<オンラインでご登壇の場合>

  • 現地会場でのご登壇が難しい場合は、あらかじめ運営事務局までご連絡ください。
  • クラウドミーティングアプリ「Zoom」にてオンラインでセッションにご参加いただきます。詳細は個別にお送りするご案内メールおよび下記【リモート登壇について】をご参照ください。

【演者へのご案内】

指定演題(シンポジウム等)およびワークショップ(一般演題からプログラム委員により選抜して企画)については現地会場+ライブ配信での発表、一般演題(口演・ポスター)についてはオンデマンド配信(11月21日~ 12月20日)となります。
各セッションの発表時間(質疑応答除く)は下記の通りとなります。

  • 指定演題:各セッションのオーガナイザーより個別にご連絡いたします
  • ワークショップ(一般演題より選抜):10分/ 1演題
  • 一般演題(口演):8分/ 1演題

<現地会場での発表(シンポジウム・ワークショップ等)>

  • 演者の方は、ご発表の30分前までに、PC受付(B1F アメジスト)にて受付を行い、発表データの動作確認をお願いします。詳細は下記【PC受付のご案内】をご参照ください。
  • ご発表の10分前までに、発表会場の次演者席(会場前方向かって左側最前席)にご着席ください。

<オンラインでの発表(シンポジウム・ワークショップ等)>

  • 現地会場でのご発表が困難である場合は、あらかじめ運営事務局までご連絡ください。
  • クラウドミーティングアプリ「Zoom」にてオンラインでセッションにご参加いただきます。詳細は個別にお送りするご案内メールおよび下記【リモート登壇について】をご参照ください。

<オンデマンド配信での発表(一般演題)>

  1. 一般演題(口演・ポスター)はWEB視聴サイトでのオンデマンド配信(11月21日~ 12月20日)となります。発表データは下記の形式にてご作成いただき、10月29日(金)正午までに専用サイトよりアップロードをお願いいたします。詳細は個別にお送りしたご案内メールおよび本サイト【発表データ作成要領】をご参照ください。

    発表データ形式
    口演:8分以内の音声付動画ファイル(mp4形式)
    ポスター:A0サイズ(幅84.1 cm x 高さ118.9 cm)1枚のPDFファイル
    もしくはパワーポイントスライド(16:9)20枚以下のPDFファイル

【質疑応答について】

<現地会場・ライブ配信セッション(シンポジウム・ワークショップ等)>

参加者からの質問は、現地会場もしくはWEB視聴サイトの質問入力フォームより受付けます。座長の方は、WEB視聴サイトからの質問も確認し、セッション中の演者への質問の調整をお願いいたします。WEB視聴サイトからの質問は、後日取りまとめて各セッションの演者へお伝えいたしますので、演者の方は必要に応じてご回答ください。

<オンデマンドセッション(一般演題)>

参加者からの質問は、WEB視聴サイト内の質問入力フォームよりオンデマンド配信期間中(11 月 21 日[日]~ 12 月 20 日[月])受け付けます。回答については発表者に一任いたしますので、必要に応じて質問入力フォームより直接ご回答ください。

【リモート登壇について】

  1. 事前準備
    Zoom利用マニュアル」をご確認の上、準備をお願いします。
  2. テスト接続について
    当日セッションに実際にご利用いただく場所・回線・パソコン等の端末を用いて、あらかじめ接続テストを行ってください。詳細は個別にご案内いたします。テストでは、ご利用のインターネットの通信環境が安定しているかご確認ください。通信環境は時間帯により変動します。可能な限りご登壇と同じ時間帯にて、通信環境に問題がないかテストしてください。 ※「施設内 LAN」や「施設内PC」をお使いの場合、各種制限によりZoomを使って通信ができない場合がございます。必ず、本テストを実施ください。
  3. 当日の流れ
    セッション開始時刻の30分前から20分間、接続確認を含めた事前確認を行います。回線の安定性や音声の確認を行いますので、別途個別にご案内する指定のURLよりログインしてください。

【PC受付のご案内】

<発表データ持参の場合(Windowsのみ)>

  1. 本会で準備するPC 仕様は以下のとおりになります。
    OS:Windows10
    アプリケーション:PowerPoint 2013/2016/2019
  2. 発表用データをUSB フラッシュメモリーに保存してご持参ください。
    (発表用以外のデータは、入れないでください)。
    また、保存していただく際には、発表データのファイル名は「演題番号_氏名」としてください。
    例:WS01-05_手術花子
  3. 発表データは、以下のものでご作成ください。
    Windows 版:PowerPoint 2013/2016/2019
    ※Macintosh 版PowerPoint で作成の場合は、事前にWindows 版で確認のうえ、ご持参ください。
  4. フォントはOSに標準で装備されているものでお願いいたします。画像レイアウトのバランス異常や文字化けを防ぐためにフォントは次のものをご利用ください。
    MS(MSP)明朝/ MS(MSP)ゴシック/ Times New Roman / Century
  5. 画像の解像度はXGA(1024×768ピクセル)です。このサイズより大きい場合、スライドの周辺が切れてしまいますので、画像の設定をXGA に合わせてください。
  6. 動画ファイルでのご発表がある場合、ご自身のPC持込でのプレゼンテーションを推奨いたします。データ持込で動画ファイルのプレゼンテーションがある方は、Windows Media Playerで再生可能な形式に限定させていただきます。念のため、バックアップおよびPC本体もお持ちください。
    また、データ持込の方でハイパーリンクをご使用の場合、動画ファイルのリンクが外れる可能性がありますので「動作設定ボタン」を使用せず、通常の図形にリンクを張ることで動画の埋め込み設定をお願いいたします。動画ファイルは使用するPowerPointデータとともに同一フォルダに保存し、相互にリンクが張られていることを確認し、お預けください。プレゼンテーションに他のデータ(静止画・グラフ等)をリンクさせている場合にも、必ず他のデータも一緒に保存し、作成したPCとは別のPCにて事前動作確認をお願いいたします。
  7. 「発表者ツール」機能のご使用はできません。
  8. 会場のプロジェクターと接続できない場合に備え、バックアップ用のデータ(USBフラッシュメモリー)を必ずご持参ください。
  9. 発表データは、会場内のPCに一旦コピーさせていただきますが、会期終了後に事務局が責任を持って消去いたします。

<PC持参の場合(Macintosh使用またはWindows動画使用)>

  1. 必ずPC受付にお立ち寄りいただき、接続確認をお願いいたします。
  2. D-sub 15pinのモニター出力端子が必要となります。この端子が無いPC をお持込みの場合には、変換コネクターを別途、必ずご用意ください。
  3. 事前に外部出力にて発表データが再生できることをご確認ください。
  4. 「発表者ツール」機能のご使用はできません。
  5. スクリーンセーバーならびに省電力設定は、予め解除してください。
  6. 必ず電源ケーブルをお持ちください。
  7. 会場のプロジェクター解像度はXGA(1024 X 768ピクセル)ですので、PC設定を合わせていただく場合がございます。
  8. 会場のプロジェクターと接続できない場合に備え、バックアップ用のデータ(USB フラッシュメモリー)を必ずご持参ください。
  9. 会場PCオペレータ席までご自身でお持込みいただきます。PC受付にて、お持込みいただく時間などのご案内をさせていただきます。

【Eligibility】

The presenting author must be a member of the Japanese Society for AIDS Research (JSAR). Non-members who are going to make presentation should join JSAR by contacting below.
※JSAR membership is not necessarily required for those who belong to overseas facilities.
Secretariat of JSAR, c/o Microbiological Science, Inc.
4-13-18 Koishikawa Bunkyo-ku, Tokyo, Japan
TEL: 03-6231-4030 FAX: 03-6231-4035
E-mail: biseibutsu-com@umin.ac.jp URL: https://jaids.jp/

【Disclosure of COI】

Disclosure of conflict of interest (COI) is required for all the presentation.

COI disclosure

【Guideline for Protection of Personal Data】

There is a guideline in Japanese for Protection of Personal Data in clinical studies which was prepared by JSAR. Please follow the guideline with the help of colleagues who can read the guideline in Japanese.

【Information for Session Chairs】

All session chairpersons are asked to ensure that the session starts on time and ends punctually as scheduled.

<Chairs participating onsite>

Please come to the Chairperson Check-in Desk (B1F Conference Room Amethyst) and be seated at the “Next chairperson’s seat” (on the right side of the front row) in the conference room no later than 10 mins prior to the beginning of the session.
The time-keeping equipment is prepared on the moderator/chairperson’s desk and podium.

<Chairs participating online>

Please let the Organizing Secretariat of JSAR35/35AIDS know in advance that you will participate the session online. At the session, please attend online using Zoom client. Detailed information is described below (Remote presentation manual) and will be sent to you by e-mail.

【Information for Speakers】

Sessions except for Abstract Sessions (Special Sessions, Symposia, and Workshops) will be presented by onsite & live streaming, while Abstract Sessions will be on-demand presentation (November 21 - December 20).
Allocated time for each presentation (not-including discussion) is 8 mins in Oral Abstract Sessions and 10 mins in Workshops, while it will be notified by the Session Moderator/Chairperson in Symposia.

<Speakers participating onsite (Symposium, Workshop, etc)>

Please submit your presentation data 30 mins prior to your session at the PC center (B1F Conference Room Amethyst), and be seated on the “Next Speaker's seat” (on the left side on the front row in the conference room) 10 mins before your presentation starts.
Detail information on the PC center is described below (PC presentation manual).

<Speakers participating online (Symposium, Workshop, etc)>

Please let the Organizing Secretariat of JSAR35/35AIDS know in advance that you will participate the session online. At the session, please attend online using Zoom client. Detailed information is described below (Remote presentation manual) and will be sent to you by e-mail.

<Speakers for on-demand presentation (oral or poster abstract) >

Please upload the presentation file for all the accepted abstracts (oral or poster abstract) by October 29 to be available for registered participants on-demand on the conference platform from November 21 to December 20.
Detailed information on how to prepare and upload your presentation data has been sent to you by e-mail and announced on this website (Preparing and uploading presentation data).

Data format to be uploaded
Oral abstract: pre-recorded movie file up to 8 mins (mp4 format)
Poster abstract: PDF file consisting of single sheet (portrait style [84.1 cm x 118.9 cm],
or 20 sheets or less as 16:9 slides

【Onsite and online discussion】

<Onsite & Live-streaming sessions (Symposium, Workshop, etc)>

Questions from participants will be received onsite or posted using the question form on the conference platform during the session. Session chairs are asked to ensure questions posted on the question form. All questions posted on the question form during the session will be sent to each speaker later.

<On-demand sessions (oral or poster abstract)>

Questions from online participants will be posted using the question form on the conference platform on November 21 - December 20. Please make a response to posted questions by yourself on the question form.

【Remote presentation manual】

Detailed information is described in [Zoom user manual].
Chairs and speakers participating online have to test the network connection before the conference. Detailed information will be sent to you by e-mail. Please test the connection using PC and network which you are going to use at the Session.
Please join Zoom meeting room 30 mins prior to your session to test the network connection.

【PC presentation manual】

Please visit the PC Center to submit your presentation data.
Only Windows PCs are available in presentations. If you use Macintosh PC, you should bring your own computer with you. To avoid technical issues in session rooms, bring and use your own PC if your PowerPoint presentation has any attached files or links to external data (i.e. pictures, videos, and/or graphs).
To avoid computer viruses, please scan all your presentation files beforehand with updated anti-virus software.
Those who bring their own PC for presentation are also required to check the data at the PC center.
*On the podium, there are a monitor and a mouse for you to operate your presentation.

Media:

  • Bring your presentation data on a USB flash memory to PC Center.
  • Please submit media or your own laptop and preview on a PC to check if your slides run properly.
※Please be assured that the Organizing Secretariat of JSAR35/35AIDS will completely delete the submitted data after the conference.

Presentation Data:

Upon preparing your presentation data, please keep in mind the following.

  • Create or edit your presentation data using Windows OS/PowerPoint.
  • Session room PCs at the meeting venue run Windows 10 & PowerPoint 2013/2016/2019 only.
  • Please use the following fonts to avoid character corruption: Century, Century Gothic.
  • Only Windows formats are acceptable for USB flash memory. Be advised that Macintosh formats are not supported on the PCs provided on site.
  • Save only a single final version of your presentation file on USB and make sure there is no other files or data on the media.

For Presenters Bringing Your Own Laptop:

  • We suggest that you bring your own laptop if you use video in presentation. Those who wish to use Macintosh are requested to bring their own machines.
  • Make sure to prepare and bring backup of presentation data on USB flash memory, even if you are using your own machine for your presentation.
  • AC Adapters for your own PCs should be prepared by yourselves.
  • Only D-sub 15 pin is available for cable connection on site. Make sure your own machine supports this type of connection, or prepare a right connector to hook up your laptop.
  • Macintosh users are requested to bring connectors which came with their own machines.

Equipment for Presentation:

  • A monitor and a mouse are provided on the podium. Speakers are requested to operate by themselves.